Misurare, analizzare, correggere e migliorare: la ricetta per un’azienda sana e vitale

Uno dei progetti che più ci ha professionalmente coinvolto quest’anno è stato il progetto di informatizzazione del processo di “Cost Deployement” di Magneti Marelli (Magneti Marelli Cost Deployement Management).

Si tratta di un progetto finalizzato a rendere sistematica e omogenea (nei 52 stabilimenti dell’Azienda in giro per il mondo), la misurazione e l’analisi di tutto ciò che genera inefficienze produttive (fermi macchina, guasti, tempo a non valore aggiunto, infortuni sul lavoro, scioperi, difetti di qualità nei prodotti, …).

Questo obiettivo e le azioni conseguenti derivano dalla scelta di questo importante gruppo industriale di adottare un sistema produttivo che fa riferimento agli standard World Class Manifacturing (W.C.M).

La strategia del W.C.M è stata sviluppata negli Stati Uniti negli anni 90, in Italia arriva attorno al gruppo FIAT nel 2005.

Nella strategia W.C.M, il criterio guida per identificare gli elementi “critici” (in gergo “da aggredire”)  deriva appunto dall’analisi  Cost Deployment: il gruppo di lavoro affronta le problematiche, siano esse manutentive, logistiche, qualitative, di sicurezza, organizzative, di organizzazione del posto di lavoro, sulle base della loro incidenza economica.

Le attività di tutti i team sono orientate alla realizzazione di progetti (in gergo Kaizen) i cui obiettivi sono: zero difetti, zero guasti, zero sprechi e zero magazzino, finalizzate ad una generale riduzione dei costi di produzione.

Uno degli straordinari esiti che produce questa strategia è la trasformazione dei costi della maggior parte dei progetti che vengono messi in atto in azienda, in investimenti.

La scelta di riconfigurare il layout di un’unità produttiva, di manutenere preventivamente una macchina o quella di introdurre migliori misure di sicurezza per gli operai, non figurano più nei bilanci dell’azienda come meri costi da subire ma come investimenti che produrranno effetti netti di risparmio misurabili.

La cosa straordinaria è che tutto questo funziona davvero! Non si tratta di una filosofia astratta della produzione e del lavoro in un mondo ideale, ma di una strategia sulla quale grandi imprese di produzione investono enormi energie e capitali derivandone concreti e misurabili vantaggi.

Essendo che nella nostra attività professionale ci troviamo ad operare in settori anche molto differenti tra loro, inevitabile per noi tentare di riportare il valore questa esperienza nei diversi ambiti con i quali ci confrontiamo.

Se una realtà produttiva  industriale riesce a beneficiare di questo tipo di strategie, cosa vieta che metodi e strumenti di questo genere possano essere applicati all’interno di una clinica che eroga prestazioni ambulatoriali o di un Ente burocratico che produce atti? Anche in questi ambiti si possono riconoscere in modo semplice parametri di potenziale inefficienza da tenere sotto controllo e sulla base del loro monitoraggio mettere in atto strategie e investimenti per migliorarsi (ovvero per risparmiare).

Un semplice esempio per capire di cosa stiamo parlando.

Andando in giro in diverse aziende ed enti pubblici mi capita di sorprendermi scoprendo alcune realtà nelle quali la maggior parte dei dipendenti utilizzano dotazioni informatiche obsolete. Mi sono domandato (e ho domandato) le ragioni di questa lentezza ad aggiornare PC o software in uso.

Quasi sempre a giustificazione di questo fatto, in modo più o meno esplicito, sta il giudizio che il costo di adeguamento degli strumenti informatici aziendali è costo rimandabile ovvero un costo percepito non necessario, che in un momento di crisi può essere evitato senza particolari danni. Magari si spende per dotare il top management di ultrabook superleggeri e potenti ma si “risparmia” lasciando che chi usa il il computer 8 ore al giorno per sbrigare pratiche, debba continuare ad utilizzare un PC entry level di 5/6 anni fa .

Per alcune di queste realtà è banale dimostrare che basterebbe un PC di ultima generazione (investimento tra i € 500 e i € 1000) per fare crescere la produttività di un operatore (che sia medico o di un addetto amministrativo) del 25%-30%, misurando solo i tempi persi ad attendere di passare da una schermata all’altra di certi software applicativi, anch’essi obsoleti.

Matematica alla mano questo significa che con un investimento di meno di €3000 (ammortizzati in tre anni) potrei garantirmi la produttività equivalente a quella di un dipendente aggiuntivo (costo >= € 30.000 annui)!

Questo ragionamento un po’ banalizzato a proposito delle dotazioni informatiche nelle aziende vuole essere solo  un pretesto per proporvi di riflettere sul fatto che, a volte, basterebbe disporsi in modo adeguato, dotandosi di adeguati strumenti per scoprire che per migliorare la produttività della propria azienda (o Ente) basta veramente poco. 

Il contrario esatto di questo approccio consiste nella strategia dei tagli lineari: per abbassare i costi complessivi tutti debbono sacrificare parte delle proprie risorse. In questo modo si disinveste laddove si potrebbero generare efficienze e si continuano a finanziare in modo eccessivo sacche di inefficienza.

Per iniziare questo percorso, come il W.C.M. ci insegna, si parte identificando degli indicatori significativi, dotandosi di strumenti per misurarli assiduamente e lasciando che i numeri parlino. Individuati i problemi (le inefficienze) è spesso più semplice di quanto si creda trovare strade per migliorarsi e, quando i problemi vengono fatti emergere in azienda in modo trasparente ed oggettivo, capita sovente di scoprire tra i propri collaboratori talenti nascosti, capaci di offrire notevoli contributi positivi.