La scelta della migliore soluzione software per informatizzare un processo importante della propria azienda o del proprio ente è, normalmente, tra le scelte più complesse che un manager possa essere chiamato a fare: scegliere la soluzione software giusta vuol dire arrivare a discernere correttamente tra alternative complesse inerenti qualcosa che non si vede (se non in superficie), non si misura e che dimostra la sua qualità (o limitatezza) intrinseca, soltanto sul medio/lungo termine, quando si arriverà ad averlo messo alla prova con le circostanze operative reali più critiche e quando la soluzione scelta dovrà confrontarsi con rinnovate esigenze operative che, al momento dell’acquisto, potrebbero non essere nemmeno immaginabili.
Se poi il processo da informatizzare è un processo strategico per la propria organizzazione, tale scelta, così facile da sbagliare, diventa davvero una scelta da mal di testa.
In questo articolo vi proponiamo l’incipit per una riflessione e una proposta di criteri per condurre a termine questo percorso nel migliore dei modi possibili.
Software su misura vs Software a pacchetto: il primo dilemma da scogliere riguarda l’opzione tra sviluppare (o -meglio- farsi sviluppare) una soluzione software su misura, ad hoc, piuttosto che avviare un processo per selezionare un prodotto già disponibile sul mercato?
Culturalmente per l’imprenditore e il manager italiano, la strada della soluzione su misura, basata su specifiche dettate dalla sua propria visione del processo, è istintivamente preferibile: una bassa propensione culturale a ragionare per processi standard, una resistenza istintiva ad affrontare la fatica necessaria per apprendere e adeguarci a processi e soluzioni pensati da altri, il gusto di poter realizzare qualcosa di originale, non necessariamente (oggettivamente) migliore ma … nostro, sono peculiarità che, nel bene e nel male, vanno per la maggiore nel nostro paese.Ci capita spesso di essere interpellati professionalmente per valutare la fattibilità di soluzioni custom, in risposta ad esigenze per le quali questa strada, già a prima vista, non sembra proprio essere la migliore possibile.
In questi casi abbiamo imparato -con l’esperienza- che conviene senz’altro (anche se la nostra specialità è realizzare prodotti software ad hoc) aiutare il cliente a riflettere sulle alternative possibili per arrivare, eventualmente, a confermare la scelta della soluzione su misura, avendo guadagnato la piena consapevolezza delle opportunità e dei rischi intrinseci in una intrapresa di questo genere.
All’opposto, capita talvolta di confrontarci con manager che scelgono di principio una soluzione pacchettizzata, a costo di pagare oneri di licenza stratosferici per poi utilizzare un sottoinsieme funzionale molto limitato di sistemi applicativi giganteschi, rassicurati (de-responsabilizzati, ci suggerisce qualcuno un po’ malevolo) dal fatto che la proposta viene da un produttore di software con un brand internazionale forte, magari scelto (glielo hanno raccontato i commerciali che gli stanno vendendo il prodotto …) anche dal suo competitor più importante.
Quali sono dunque i fattori chiave da considerare per orientarsi correttamente e consapevolmente in relazione a questa scelta? Cerchiamo di farli emergere attraverso le prime domande che è sempre opportuno farsi in questi casi:
- il processo che devo informatizzare ha caratteristiche che lo rendono necessariamente unico, del tutto originale? Esistono soluzioni sul mercato ragionevolmente prossime al set funzionale di mio interesse?
- i miei competitor migliori quale software usano per supportare lo stesso processo di mio interesse? Se lo sono sviluppati in casa o lo hanno comprato sul mercato?
- il processo da informatizzare ha una componente importante riferita a normative e regolamenti che cambiano di frequente?
In relazione alla prima domanda, la principale difficoltà è starci di fronte onestamente, in modo non sbrigativo: troppo spesso la risposta d’istinto è affermativa poi, di fronte ad un semplice affondo sul tema, si capisce che le vantate peculiarità esclusive del processo in questione sono dettate da modalità storiche alle quali si è già abituati, “caratteristiche distintive” che potrebbero essere senz’altro riviste, magari cogliendo anche l’occasione per rendere il processo in questione più efficiente.
All’estremo opposto, c’è chi si dichiara immediatamente conformabile ai processi standardizzati dalle soluzioni commerciali più diffuse, per poi cominciare, al primo test dell’applicativo scelto, a produrre elenchi infiniti di personalizzazioni irrinunciabili.
Una domanda, un approfondimento serio, a proposito delle scelte fatte su analogo fronte dai competitor (quelli bravi, realmente competitivi) è un ottimo modo per indagare con obiettività su quali sono le alternative e le opportunità in campo.
La dipendenza del processo da informatizzare da normative o regolamenti che mutano frequentemente è un fattore decisivo per orientare questa scelta: se il processo ha a che fare in modo importante con una normativa di legge di vasto impatto/interesse, verosimilmente il mercato già propone o proporrà a breve prodotti e soluzioni vendute come soluzioni pacchettizzate, funzionalmente esaustive.
Il vantaggio del prodotto pacchettizzato in questo caso è decisivo: i costi di adeguamento continuo alle evoluzioni normative, con una soluzione pacchettizzata, venduta a tanti altri clienti, vengono spalmati dal fornitore su una molteplicità di soggetti; con una soluzione custom, sviluppata ad hoc per il committente, bisogna mettere in conto di dover affrontare continui e significativi costi di aggiornamento e di adeguamento del software acquistato.
Per tutte queste ragioni, volendo proporre un esempio estremo, nessuno si sognerebbe di commissionare lo sviluppo di un sistema gestionale ad hoc per il calcolo delle buste paga dei propri dipendenti: è un problema standard, condiviso da tutte le aziende del Paese, non ha praticamente niente a che fare con la possibilità di erogare al meglio i propri servizi o produrre al meglio i propri prodotti, la normativa cambia continuamente e richiede specializzazione di merito ed investimenti continui per mantenere il software aggiornato. L’opzione del prodotto standard è praticamente obbligata.
Non conviene dunque mai commissionare soluzioni software custom? Tutt’altro! In tanti casi una soluzione software costruita su misura per la propria organizzazione può rappresentare uno strumento di vantaggio competitivo straordinario e a volte può rivelarsi anche un modo per risparmiare. Si tratta solo di saper discernere correttamente.
Con i prossimi due articoli su questo blog affronteremo, in modo ragionato, prima le complessità e le criticità insite in uno scenario nel quale si è optato di dotarsi di un sistema software pacchettizzato, nel secondo articolo analizzeremo le criticità ed i punti di attenzione prioritari per portare a termine nel modo più ragionevole un progetto per la realizzazione di un software applicativo ad hoc.
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