WelcomeYou
La piattaforma WelcomeYou è una soluzione hardware-software per la gestione dell’accoglienza dei clienti e degli accodamenti.
E’ una piattaforma costruita per gestire situazioni complesse e logiche di accodamento ampiamente personalizzabili.
La sua configurabilità e modularità la rende adatta all’utilizzo sia in strutture grandi e complesse, sia in piccole realtà di pochi sportelli. E’ un servizio normalmente erogato in Cloud che per le realtà più complesse può essere offerto anche con una installazione on-premise.
Genesi del progetto
Il progetto nasce come risposta all’esigenza di innovazione nella accoglienza dei pazienti e nella gestione delle code del Centro Diagnostico San Nicola.
La piattaforma WelcomeYou è stata selezionata per sostituire un sistema di gestione code diventato inadeguato con la crescita del numero di persone che si rivolgono ai servizi del Centro.
Oltre a volere rendere solida e funzionale la gestione delle attese nell’area accettazione, con l’introduzione della nuova piattaforma, si è ricercata la possibilità di accompagnare il cliente anche nei momenti successivi della sua presenza nel Centro, continuando a gestire in modo intelligente le sue attese presso gli ambulatori.
Centro Diagnostico Cerba San Nicola
WelcomeYou
Web Application
Tradate (VA)
La messa in opera
Dopo una fase di analisi dei flussi e delle caratteristiche di servizio del Centro, è stata messa in esercizio e configurata una installazione WelcomeYou on-premise, all’interno dei data-center e della rete CerbaLife.
Una prima fase del progetto ha visto la gestione dell’accoglienza nella sala d’attesa principale all’ingresso, afferente ai cinque sportelli di accettazione. In questa fase la possibilità per gli operatori dell’accettazione di ri-accodare i pazienti è stata limitata alla sala di attesa dell’area prelievi.
Dopo un periodo di consolidamento nell’utilizzo dello strumento, è stata avviata una seconda fase dove la possibilità di ri-accodare i pazienti e gestire le relative attese post-accettazione, è stata estesa ai ventisei ambulatori del Centro diagnostico.
I risultati raggiunti
Attraverso la piattaforma WelcomeYou, oltre ad avere ottenuto una gestione efficiente ed integrata dell’accoglienza e degli accodamenti delle persone che afferiscono al Centro, si è guadagnata la consapevolezza quantitativa certa ed immediata di:
- numero degli accessi giornalieri, valutabili nel corso della settimana, del mese tipo e delle stagionalità;
- tempi medi di attesa all’accettazione e per tipologia di servizio erogato;
- tempi medi di erogazione dei servizi, anche analizzabili in funzione di condizioni correlate come potrebbero essere il giorno della settimana o l’operatore coinvolto.
Anche grazie a queste informazioni è stato possibile per il Centro diagnostico rivedere criticamente il piano di impiego degli operatori nei diversi orari, ottenendo un sostanziale efficientamento dei servizi per i propri clienti.
