Avvertenze d’uso per l’introduzione della firma grafometrica

Come abbiamo già raccontato in un precedente articolo, la soluzione di Firma Elettronica Avanzata realizzata come Firma Grafometrica, rappresenta una opportunità di innovazione realmente importante per tutti quei processi dove occorre la firma di cittadini, pazienti, clienti ovvero di un numero di soggetti sufficiente elevato e variabile da rendere impossibile o sconveniente la dotazione a priori di firme digitali a ciascuno di questi.

La Firma Grafometrica per la sua peculiarità di “firma a disposizione di tutti”, si candida dunque come la soluzione ideale per la completa digitalizzazione di “processi a sportello”.

Il primo esempio di applicazione, che viene subito in mente a tutti, sono i cosiddetti  “consensi privacy” che frequentemente, nella nostra quotidianità personale e lavorativa, ci vengono sottoposti da firmare su carta.  Tantissimi altri processi in ambito di pubblica amministrazione, sanità, commercio, banche, … prevedono servizi a sportello supportati da procedure informatiche che ad un certo punto, richiedendo la firma di interlocutori esterni all’organizzazione,  impongono la stampa su carta del documento per poter raccogliere una firma su di esso.

Immaginiamoci ora una organizzazione complessa, come potrebbe essere un Comune di medie dimensioni, una multi-utility o un grande ospedale; organizzazioni che esercitano contemporaneamente decine o addirittura centinaia di “processi a sportello”. Spesso i tanti diversi processi sono supportati da tante diverse procedure informatiche, magari fornite da aziende differenti.

La tendenza in atto vede i diversi produttori di software, fornitori dei diversi applicativi in uso in queste organizzazioni, proporre ciascuno una estensione funzionale del loro software, al fine di abilitare la completa dematerializzare del processo, per mezzo di una soluzione di firma grafometrica.

Se stessimo parlando di firma digitale potremmo giudicare questa tendenza benvenuta; parlando di firma grafometrica invece, se questa dinamica non viene governata, possono sorgere importanti problemi per l’Organizzazione coinvolta.

Infatti, mentre la firma digitale rappresenta una soluzione tecnologica ben definita che produce un documento firmato in formato file p7m o un pdf sostanzialmente identico, indipendentemente dalla tecnologia di firma utilizzata e dal fornitore della stessa, la firma grafometrica si realizza attraverso un processo che può contenere varianti tecniche e procedurali anche importanti a seconda del fornitore della soluzione. Occorre peraltro considerare che non tutto l’hardware utilizzabile per le operazioni di firma grafometrica è compatibile con le possibili varianti software. Infine, nel processo di firma grafometrica, i dati biometrici del firmatario vengono incorporati nel documento pdf firmato, in un formato non standardizzato, e sottoposti ad un processo di cifratura a chiave pubblica che li rende inaccessibili al possessore del documento. Il processo di cifratura prevede la conservazione presso un soggetto terzo della chiave privata che servirà, in caso di contestazione della firma, per poter effettuare una perizia calligrafica.

Se in una complessa organizzazione ogni fornitore di applicativi software in uso, mette in esercizio una propria soluzione di firma grafometrica, l’organizzazione rischia di trovarsi con documenti elettronici firmati con processi e tecnologie differenti, con una molteplicità di possibili formati dei dati biometrici e con diversi referenti a cui rivolgersi per le operazioni di perizia calligrafica. Una situazione da subito ingestibile e preoccupante per la prospettiva di conservazione a lungo termine dei documenti firmati.

A compimento di questa riflessione, si può condividere l’importanza che le diverse soluzioni di firma grafometrica introdotte in una stessa organizzazione debbano essere il meno possibile, meglio se una unica, selezionata come la migliore in termini di affidabilità del processo, usabilità, sicurezza tecnica e affidabilità del fornitore.

Per rispondere a questa esigenza riconosciuta presso un nostro importante cliente, abbiamo costruito una soluzione di firma grafometrica che incorpora la tecnologia software migliore che abbiamo reperito sul mercato, sia in termini di affidabilità tecnica che di usabilità per l’utente finale e la espone nella forma di un’Applet Java a disposizione di qualunque applicativo web necessiti della raccolta di una firma grafometrica su un pdf, attraverso quella postazione. Abbiamo chiamato questa soluzione Firma grafoSemplice.

Con questo approccio, la firma grafometrica diventa una dotazione della postazione, a disposizione dei diversi applicativi che ne possono beneficiare piuttosto che una soluzione caratteristica dell’applicativo verticale proposto dai diversi fornitori.

Con Firma grafoSemplice, la firma dell’informativa e del consenso e la scansione del documento d’identità del firmatario, operazioni necessarie la prima volta che si chiede ad una persona di firmare con questa modalità, sono gestite in automatico e in modo unitario, indipendentemente dall’applicativo che richiede la firma.

Se una persona ha già firmato con la grafometrica all’interno di quella organizzazione, altri processi che richiedono la firma della stessa persona per la prima volta, sono automaticamente sgravati da queste operazioni burocratiche preliminari.

Con una soluzione del genere altre ottimizzazioni dei processi si scoprono a portata di mano.

Diventa ad esempio possibile,  in una fase preliminare alla firma, offrire la possibilità  di acquisire in forma elettronica documentazione cartacea presentata dall’utente a sportello (potrebbe essere ad esempio un’atto di delega del firmatario o dei referti medici prodotti da un’altra organizzazione) oppure unificare tecnicamente e logicamente -emancipandosi ancora una volta dei diversi applicativi verticali- il modo in cui il documento firmato viene, in coda al processo, registrato sul sistema documentale dell’organizzazione o portato in conservazione a lungo termine. Firma grafoSemplice realizza tutto questo.

Per approfondire tecnicamente il funzionamento di Firma grafoSemplice o per confrontarsi su come poterla adottare nella propria organizzazione, contattateci ai riferimenti aziendali di NEXT e saremo lieti di offrirvi il supporto necessario per introdurre la firma grafometrica nella vostra organizzazione.