Costruire un software su misura per la propria organizzazione: come intraprendere un percorso virtuoso

Nel primo articolo abbiamo proposto una riflessione a proposito delle due macro opzioni che si presentano per questa scelta: acquistare una soluzione software di mercato o farsi sviluppare una soluzione su misura. Nel secondo articolo abbiamo proposto una serie di criteri per scegliere tra le diverse proposte alternative nell’ambito dei prodotti software di mercato.

Il presente articolo mette a tema il percorso da intraprendere quando si sceglie di realizzare una soluzione software su misura per informatizzare un processo della propria organizzazione. Come al solito, più che proporre risposte preconfezionate, ci preme evidenziare criteri, opportunità  e criticità caratteristiche del processo di valutazione.

La scelta di avviare un progetto per costruire una soluzione software ad hoc, soprattutto quando destinata ad automatizzare un processo complesso e/o strategico, è una scelta difficile. Infatti, mentre acquistando un prodotto di mercato, si ha a che fare con qualcosa che già esiste: si può vederlo, provarlo, confrontarsi con altre aziende che già lo utilizzano, scegliendo invece di realizzare una soluzione software su misura, il rischio, l’incertezza -almeno ad una valutazione di superficie- è massima.

Ri-puntualizziamo dunque alcuni fatti fondamentali che tipicamente conducono a questa opzione.

L’opzione per un software costruito su misura si giustifica normalmente in tre scenari:

1. non esiste una soluzione applicativa  già pronta sul mercato per il processo da informatizzare;
2. una soluzione esisterebbe ma richiede, necessariamente, personalizzazioni ed estensioni rilevanti e costose  o tali da snaturare il prodotto di partenza;
3. rispetto a prodotti esistenti e potenzialmente adatti, si vuole realizzare una soluzione che consenta un importante passo in avanti per ottenere un vantaggio competitivo della mia azienda rispetto ai competitor che usano prodotti già affermati e diffusi

Posizioniamo ora la problematica in discussione proponendo una considerazione importante: realizzare sistemi software ad hoc di media o elevata dimensione è un mestiere molto difficile! Senza timore di esagerare, possiamo affermare che una costruzione di questo genere è -come complessità- almeno paragonabile a quella di costruire un palazzo! La costruzione di un sistema software è infatti un lavoro intrinsecamente complesso, quasi esclusivamente intellettuale, fortemente dipendente dalle persone che partecipano a questa costruzione e difficilmente industrializzabile.

Fareste progettare la vostra casa da un collega che ha studiato architettura all’Università, ma nella vita si è dedicato professionalmente ad altro e non ha mai avuto occasione di portarne a termine una reale?

Allo stesso modo il primo punto fermo che vogliamo condividere è che, normalmente, non si può pensare di realizzare un progetto software complesso utilizzando persone interne alla propria organizzazione. I tecnici dei reparti “sistemi informativi aziendali” interni alle aziende o agli enti sono, tipicamente, dediti a manutenere sistemi e applicativi già in esercizio o a gestire e coordinare progetti. Raramente sono attrezzati professionalmente per poter costruire da zero un sistema informatico di una certa complessità.

Una realtà che i profani di tecnologia spesso sottovalutano è la complessità di temi, argomenti e strumenti che sono compresi nella disciplina informatica. Chi conosce questa disciplina sa bene che si tratta di una disciplina molto ampia,complessa e in continua evoluzione. E’ quasi impossibile immaginare che ci siano persone in grado di dominarla nel suo complesso ad un buon livello. Sarà senz’altro oppurtuno coinvolgere nel progetto una o più persone interne all’organizzazione, familiari con le tecnologie e al contempo competente dei processi aziendali. Il loro ruolo deve però essere quello di facilitatore e di supervisore del progetto, non quello di progettista o realizzatore della soluzione.

Proseguiamo dunque il ragionamento dando per scontata la necessità di coinvolgere nell’operazione un soggetto esterno, specializzato in questa specifica area operativa, con una comprovata professionalità.

Se è vero che in questo scenario non si può scegliere la strada migliore basandosi sulla valutazione di un prodotto, quali sono i criteri e le strategie che si possono mettere in gioco per la valutazione del fornitore migliore?

Elenchiamoli in sintesi per poi riprenderli brevemente:

1. valutazione di realizzazioni progettuali analoghe;
2. storia e affidabilità dimostrabile dal fornitore;
3. valutazione capacità progettuale dimostrabile sul progetto da realizzare;
4. costo del progetto;

Se il fornitore valutato può vantare soluzione analoghe già realizzate, molto si può capire della sua qualità facendosele presentare e magari facendosi raccontare l’esperienza di progetto che le ha generate.In questo ambito, fornitori medio-piccoli molto specializzati nella realizzazione di progetti, magari nello specifico ambito di interesse, a volte sono da preferirsi a fornitori, qualificabili grandi nel fatturato, ma con limitata esperienza specialistica.

Un altro importante fattore che consente di discernere tra i potenziali fornitori è la storia comprovabile di affidabilità degli stessi. Se si tratta di valutare fornitori nuovi e non già verificati sul campo, è importante poter sentire altri clienti che si ne sono serviti per la costruzione di un progetto software di analoga complessità. Un fornitore affidabile in questo campo è un fornitore che completa sempre il suo lavoro con esiti verificati soddisfacenti per il cliente, che lavora coinvolgendosi con la realtà cliente in modo proattivo ed interessato alle problematiche che deve informatizzare e con un turnover di personale tecnico contenuto: trattandosi di lavori professionalmente complessi, un fornitore in questo settore deve poter vantare un nucleo tecnico-professionale di cui si avvale solido e stabile.

Il terzo criterio di valutazione che proponiamo è decisamente meno intuitivo dei precedenti, ma non meno efficace nel restituire informazioni preziose per il processo decisionale.

Quando si tratta di un progetto di una discreta complessità, i fornitori candidati dovranno necessariamente essere coinvolti -preliminarmente- per presentargli il problema e ottenere da loro una progettazione di massima, finalizzata alla valutazione economica del progetto.

Questa rappresenta un’occasione formidabile, per vedere all’opera il fornitore prima di impegnarsi con esso contrattualmente.

Incontrerete fornitori che, senza farvi mai incontrare un progettista, attraverso una figura commerciale, in assenza di chiarezza degli obiettivi progettuali, vi fanno pervenire una proposta tecnico-economica generica, piena di clausole di salvaguardia.

Altri fornitori che potreste incontrare, si aspetteranno di ottenere chiarezza rispetto agli obiettivi del progetto in modo passivo e arrendevole, raccogliendo acriticamente quello che siete in grado di raccontare loro in questa fase.

Altri ancora affronteranno questa fase coinvolgendo analisti competenti, interessati alla vostra azienda e ai processi da informatizzare. Gli analisti raccoglieranno le indicazioni che fornite loro proponendovi domande di approfondimento, per poi tentare di ricostruire e restituirvi -già in questa fase- un quadro degli obiettivi progettuali più chiaro e completo di quello che voi stessi sareste in grado di descrivere (d’altronde non è il vostro mestiere!).

Diffidate dei primi, evitate i secondi, preferite assolutamente i terzi!

Ultimo criterio, forse il più delicato da valutare, è il costo. Quando si chiedono offerte economiche per progetti di questo tipo, capita di doversi confrontare con valutazioni anche molto distanti tra loro. I motivi di questa distanza debbono essere compresi e valutati con attenzione.

Un fornitore potrebbe risultare più costoso di un altro per una differenza delle tariffe praticate o piuttosto perché è stato in grado di valutare meglio (o peggio) la complessità del progetto, rispetto ad altri fornitori.

Non accontentatevi dunque di un valore in euro, dovete capire cosa sottende! fatevi spiegare da cosa scaturisce il prezzo proposto, valutate bene le clausole di salvaguardia proposte dal fornitore (i fornitori poco corretti propongono prezzi bassi per acquisire il lavoro, certi di poter poi ottenere laute integrazioni nel corso dell’opera).

Diffidate di fornitori con tariffe troppo basse: come detto è un mestiere complesso che si fa solo potendosi avvalere di professionisti da pagare adeguatamente.

Diffidate di fornitori che avete riscontrato carenti in fase di analisi. Considerate che, anche quando un fornitore sottostima il progetto nel corso dell’analisi preliminare arrivando a proporvi offerta a corpo molto bassa, questo comporterà problemi certi nel corso del progetto: ad un certo punto succederà che il fornitore, accorgendosi dello sforzo realmente richiesto, diventerà rigido e maldisposto, rischiando di mettere a rischio la buona riuscita dell’operazione.

Se poi tra i fornitori che avrete valutato, nessuno vi convincerà fino in fondo … rivolgetevi a noi :)!