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AUSL di Bologna: automazione flussi documentali amministrativi dell’azienda (Progetto BABEL)

Il contesto:

L’Azienda AUSL di Bologna è una della maggiori Aziende sanitarie in Italia per dimensioni e complessità assistenziale.
Il suo territorio comprende 50 comuni su un’area di 3.000 chilometri quadrati circa, per una popolazione di oltre 850.000 abitanti (poco meno di un quinto del totale dell’Emilia Romagna).

E’ articolata in 6 distretti territoriali, che vanno dalla pianura all’Appennino bolognese, passando per il distretto urbano della città di Bologna, 8 dipartimenti ospedalieri e 4 territoriali e ha al suo interno 9 strutture ospedaliere e 58 poliambulatori.

L’Azienda USL di Bologna è impegnata in un costante processo di innovazione per garantire orientamento al cittadino, eccellenza dei servizi, trasparenza.

Motivazioni ed obiettivi del progetto:

Il progetto BABEL nasce dalla spinta dell’Ente verso l’innovazione dei processi organizzativi interni e dalla determinazione a cogliere tutte le novità normative che stanno spingendo la P.A. italiana verso processi più agili, trasparenti ed economici.

Dopo una fase preliminare di esplorazione e di confronto con la complessa organizzazione dell’Ente, quando si è tentato di reperire sul mercato una soluzione informatica all’altezza delle aspettative di AUSL e dei suoi utenti, si è compresa la necessità di dover avviare un processo di analisi progettazione e sviluppo per realizzare una soluzione originale; qualcosa che potesse andare decisamente oltre al livello standard di quanto oggi proposto a supporto dei processi amministrativi degli Enti pubblici, una soluzione utilizzabile in modo diffuso e distribuito piuttosto che dedicata a specialisti della gestione burocratica.

Caratteristiche della soluzione:

 BABEL non è descrivibile come un unico prodotto. BABEL è un insieme di soluzioni perfettamente integrate e nel contempo aperte alla collaborazione applicativa con sistemi di terze parti.

BABEL garantisce uno strato di servizi e di gestione dei flussi documentali condiviso (Scrivania virtuale dell’utente, Gestione dei fascicoli documentali, firma digitale, Convertitore di documenti, Instant Messagging, PEC Gateway, Rubriche federate, BPMS, Single Sign On, …).
Su questo strato comune di servizi vengono messe a disposizione, in modalità “plug-ins”, soluzioni verticali per gestire processi specifici quali: protocollo informatico, Determina,Delibere, ….
Tutte le applicazioni sono costruite con interfacce pensate e collaudate per poter essere semplici e piacevoli da utilizzare.
Il paradigma che ci ha guidato e che ha rappresentato per il progetto il metro di misura del suo successo, è stato quello che bisognava riuscire a rendere la scrittura e l’invio di una comunicazione, tramite il protocollo dell’Ente, facile come l’invio di una email.
Tutta la complessità dei passaggi autorizzativi, delle firme, del reperimento degli indirizzi, della spedizione è gestita cercando di automatizzare tutto quanto possibile e proponendo in modo proattivo quanto non automatizzabile all’attenzione dei soli utenti deputati a prendere le specifiche decisioni.

BABEL è un sistema interamente costruito utilizzando tecnologie open source, senza oneri di licenza, ed è disponibile per un riuso gratuito da parte di qualunque Ente italiano interessato.

Il risultato raggiunto:

BABEL è attivo dal Giugno 2013. La prima settimana il sistema è stato utilizzato da 995 persone. Ad oggi gli utilizzatori del sistema sono più di 2000, con un accesso giornaliero medio di circa 700 utenti.

Tutti i documenti prodotti dall’avvio di BABEL sono originali informatici, firmati digitalmente mentre la documentazione cartacea esterna, registrata nel sistema, viene digitalizzata. Tutta la documentazione amministrativa viene gestita, condivisa e veicolata attraverso processi interamente digitali.

Oltre alla mera evoluzione tecnologica, questo passaggio ha portato con se l’opportunità di  coinvolgimento diretto dei protagonisti dei passaggi decisionali, riducendo in questo modo la necessità di mediazione delle segreterie ed ottenendo come risultato netto una significativa riduzione dei tempi di flusso con una crescita dell’efficienza complessiva di straordinaria rilevanza.

La licenza

BABEL è un progetto software di proprietà di AUSL di Bologna, che integra al suo interno varie tecnologie open-source. La soluzione viene messa a riuso della Pubblica Amministrazione italiana (scheda soluzione sul sito AGID) in conformità a quanto previsto dalla lett. c, comma 1 dell’art. 68 del CAD. Non prevede alcun onere di licenza a terzi per essere acquisita e messa in esercizio.

Il ruolo di NEXT

NEXT sin dall’inizio del progetto ha svolto un ruolo chiave nella definizione, nella progettazione tecnica e nella realizzazione della piattaforma BABEL. NEXT  ha operato coordinando una task force di progetto al servizio di AUSL Bologna, composta anche da tecnici di altre aziende.

Per maggiore info scrivici due righe e ti ricontatteremo

Il progetto BABEL sul sito web della AUSL di Bologna: http://www.ausl.bologna.it/pro/progetto-babel

Componenti BABEL

Le componenti applicative di BABEL

La scrivania virtuale

La scrivania virtuale

Gestione documentale integrata con i flussi operativi

Gestione documentale integrata con i flussi operativi

 

Applicativo verticale di gestione Determine

Applicativo verticale di gestione Determine

Applicativo verticale di gestione Protocollo

Redazione di una lettera di protoollo con BABEL

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